Jakie są korzyści z cyfrowego obiegu dokumentów?
Coraz więcej firm decyduje się na digitalizację dokumentów. Jakie zalety wiążą się z tym rozwiązaniem? Czy warto wdrożyć takie praktyki w swoim przedsiębiorstwie? Poniżej znajdziesz garść podpowiedzi, które powinny nakreślić Ci listę zalet wynikających z przejścia na cyfrowy obieg dokumentów.
- Powiedz "dość" zagubionym lub przeterminowanym fakturom
- Ład i organizacja w dokumentacji
- Nowy etap w rozwoju firmy
- Skorzystaj z rozwiązań szytych na miarę
Powiedz "dość" zagubionym lub przeterminowanym fakturom
Jeżeli w Twojej firmie pojawia się permanentny problem związany z długim procesowaniem faktur lub jeśli często ulegają one zagubieniu - wówczas jest to znak, że digitalizacja dokumentów mogłaby pomóc w rozwiązaniu tego kłopotu. Przekształcenie faktur i innych istotnych dokumentów do cyfrowej postaci powinno pomóc w uprawnieniu pracy poszczególnych działów, szczególnie księgowości. Jeżeli do tej pory w wyniku opóźnień w dostarczaniu dokumentów do płatności dochodziło do nieprzyjemnych incydentów z kontrahentami - to najlepszy dowód na to, że warto wziąć sprawy w swoje ręce i podjąć kroki zmierzające do zaprowadzenia porządku w obiegu dokumentów. Na pewno będzie to miało pozytywny wpływ na postrzeganie Twojego przedsiębiorstwa jako zorganizowanego.
Ład i organizacja w dokumentacji
Na uwagę zasługuje także fakt, że dzięki przeniesieniu posiadanych dokumentów do cyfrowej postaci będziesz mógł liczyć na usprawnienie pracy wykonywanej przez pracowników biurowych. Odnalezienie potrzebnej umowy czy faktury nie powinno stanowić większego problemu. Zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest możliwość nadawania specjalnych znaczników, dzięki którym wyszukanie potrzebnego materiału będzie o wiele prostsze i intuicyjne. Znika konieczność przeszukiwania archiwów osobiście. Dzięki temu każdy pracownik będzie miał zapewniony szybki i nieskrępowany dostęp do firmowej dokumentacji. Nie ma także obaw, że po nieprawidłowym skatalogowaniu lub odłożeniu dokumentów w niewłaściwe miejsce dojdzie do sytuacji, w której pojawi się trudność w ponownym dotarciu do zawartych danych. Jak widać zalety elektronicznego obiegu dokumentów mogą przełożyć się na pracę wielu działów w firmie i wygodę w dotarciu do informacji.
W przypadku większych firm na uwagę zasługuje także wzmianka o perspektywicznych oszczędnościach. Nie ma bowiem konieczności wynajmu dużej powierzchni na archiwa - to wszystko jest właśnie zasługą cyfrowej transformacji.
Nowy etap w rozwoju firmy
Nie da się ukryć, że coraz więcej spraw jesteśmy w stanie załatwić za pośrednictwem internetu. Cyfrowa rewolucja dzieje się na naszych oczach i wyraża się w naprawdę wielu aspektach. W przypadku przedsiębiorstw znamienne jest korzystanie z digitalizacji posiadanych dokumentów. Dzięki temu można zaprowadzić standaryzację oraz usystematyzowanie przepływu korespondencji oraz dokumentów w danej firmie. Kluczowe jest także to, że dzięki przeniesieniu materiałów do cyfrowej postaci inwestujemy w zapewnienie trwałości posiadanych dokumentów. Nie ma bowiem ryzyka, że dojdzie do zagubienia czy zniszczenia ważnych firmowych danych.
Chcesz podjąć konkretne kroki, które przyczynią się do rozwoju przedsiębiorstwa? Jesteś w dobrym miejscu! Specjaliści z Docway będą w stanie dokonać tych działań uwzględniając potrzeby Twojej firmy oraz specyfikę branży i sposób pracy.
Skorzystaj z rozwiązań szytych na miarę
Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów jest praktykowane zarówno przez mikroprzedsiębiorstwa jak i duże firmy. Skala prowadzonego biznesu ma tutaj marginalne znaczenie - w Docway dysponujemy możliwościami, które będą skutecznie wspierać zarówno startupy jak i korporacje. Dzięki wypracowanemu doświadczeniu dysponujemy gotowymi rozwiązaniami, które wymagają jedynie wprowadzenia drobnych poprawek szytych na miarę Twojej branży. Dzięki temu nie musisz długo czekać na wdrożenie nowego narzędzia.
Z powodzeniem wspieramy także tych klientów, którzy potrzebują opracowania dedykowanych rozwiązań. Nasz zespół specjalistów realizuje także te wieloetapowe zlecenia, które zrzeszają wielu specjalistów i wymagają gruntownej analizy. Dzięki zrzeszaniu osób, które mają doświadczenie z różnymi projektami zarówno dla mikrofirm jak i bardziej rozbudowanych organizacji możemy zaproponować w pełni kompleksowe wsparcie i otoczenie każdego projektu fachowym doradztwem.
Powyższe argumenty powinny stanowić jednoznaczną zachętę do tego, aby zająć się w swojej firmie implementacją cyfrowego obiegu dokumentów. Dzięki wsparciu specjalistów z docway.pl cały proces przebiegał w atmosferze merytorycznego wsparcia i pomocy. Fachowe doradztwo, komunikatywny zespół, który będzie udzielał informacji zwrotnej na temat poszczególnych etapów zlecenia - to wszystko stanowi przykład przemawiający za tym, że warto skorzystać z naszej wiedzy i doświadczenia w tej materii. Teraz, kiedy wiesz już jakie korzyści wynikają z wdrożenia cyfrowego obiegu dokumentów - dołącz do grona tysięcy zadowolonych firm, które przeszły z nami proces cyfrowej transformacji!